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Übersicht

Suchen und Archivieren von Dissertationen

Anforderungen

Disssertationen sind als laut Prüfungsanforderungen eigenständige wesentliche wissenschaftliche Leistungen. Als solche sind sie ein Beitrag zum wissenschaftlichen Fortschritt.

Der Doktorand als Wissenschaftler möchte, dass die Arbeit weltweit von Interessenten gefunden und eingesehen werden kann.

Der Fachbereich als Prüfungsinstanz verlangt die Veröffentlichung, also das Angebot zur Einsicht an einen offenen im vorhinein unbekannten Personenkreis, um die Originalität der Arbeit überprüfbar zu machen.

Die weltweite wissenschaftliche Community benötigt die Auffindbarkeit und die Einsehbarkeit jeden wesentlichen Beitrags.

Realisierung des Archivierens von Dissertationen

Technisch wird auf verschiedenen Wegen versucht, diese Anforderungen zu erfüllen.

Die Anforderung des Verfügbar- und Zugälichseins ist durch 'Posten' Anbieten der Dissertation auf dem World Wide Web auf irgendeinem Server erfüllbar.

Die Wahl des Servers hängt von den weiteren rechtlichen Anforderungen, den technischen Möglichkeiten und der personellen Arbeitskraft ab.

Der Server des Fachbereichs, an dem die Dissertation eingereicht wurde, ist die primäre Wahl. Hierdurch wird durch den Fachbereich als Prüfungsinstanz durch direkten Kontakt mit seiner Promotionsinstanz (Ausschuss, Gutachter) sichergestellt, dass das Original in der Weise auf dem Netz erscheint, wie es bewertet wurde. Zugleich dient das Posten der Dissertationen des Fachbereichs der Aussenwerbung (Vorzeigen der wissenschaftlichen Leistungsfähigkeit und der Forschungsthemen).

Der Server der Universitätsbibliothekät bietet als Zusatzleistung die dauerhaftere und sichere Vorhaltung, die Einspeisung in bibliothekarische Nachweisdienste, die langfristige Sicherung der Lesbarkeit durch Transfer des Dokumentes in die jeweilig verfügbaren Browserformate (Bildschirmdarstellungen). Schliesslich ist es Aufgabe der Bibliothek, die internationalen Standards der Markierung der Inhalte und der bibliothekarischen Informationen der Arbeit sicherzustellen.

Der Server der nationalen Institution Die Deutsche Bibliohtek bietet sich vor allem an zur Langfristarchivierung und Sicherung, zum Setzen bundesdeutscher Standards der Kennzeichnung entsprechend internationalen Standards.

Suchen von Dissertationen

Das Suchen und Auffinden von Dokumenten im Internet ist nichttrivial. Die verschiedenen Strategien sind:

Das eigene Surfen führt nur zum Ziel, wenn dem Suchenden von der gesuchten Dissertation schon der Server bekannt ist, auf dem die Arbeit liegt. Zum Beispiel, wenn man weiss, an welchem Ort und Fachbereich die Arbeit entstanden ist. Das ist aber nur in den seltendsten Fällen so.

Die Nutzung einer der unspezifischen zentralen Suchmaschinen wie Alta-Vista, Yahoo o.ae. hat den Vorteil, dass diese alle Web-Server weltweit absuchen. Als Nachteile seien genannt:

Als Ausweg bieten sich Dokument-spezifische und dort wiederum fachspezifische Suchmaschinen an. Die Einengung des Suchraumes muss den Erwartungen der gewünschten Nutzer entsprechen. Bei Dissertationen heisst dies, eine Suchmaschine einzurichten, die speziell über z. B. alle Dissertationen der Chemie eines Landes sucht.

Der Erwartung des Nutzers, lesbare und authentische Dissertationen vorzufinden, wird durch Einengung der abzusuchenden Server auf die zuständigen Institutionen entsprochen, und dort speziell auf die entsprechenden zentralen Verzeichnisse, also der Fachbereiche und Bibliotheken an den Universitäten.

Die Authentizität der von den zuständigen Stellen und damit dezentral 'verteilt') angebotenen Online-Dissertationen wird erkauft durch eine Vielzahl von Dokumentenformaten. Die einzusetzende Suchmaschine muss diese also flexibel verarbeiten können.

Strukturierte Suche und Metadaten

Von einer professionellen Suchmaschine wird verlangt, dass sie möglichst viele Strukturkennzeichnungen (Metadaten) der Dokumente erkennt und danach zu suchen gestattet. Diese Metadaten müssen international einheitlich an die Dissertationen angebracht werden.

Diese herkulische Aufgabe gliedert sich in die Definition und die Anwendung der Metadaten.

Bei Promotionen sind die minimal zu fordernden Metadaten international auf der Dublin Core 7 Conference in Frankfurt festgelegt worden. Wesentlich beteiligt waren hieran aus Deutschland insbesondere die Arbeitsgruppen in Osnabrück (R. Schwaenzl, J. Pluemer), Duisburg (H. Bahne), Berlin (S. Dobratz) und Oldenburg (Th. Severiens).

Die Anwendung bedeutet, die Fachbereiche aller Fächer und Bibliotheken aller Orte weltweit dazu zu bringen, diese Metadaten nach den definierten Standards den Dissertationen beizufügen. In Deutschland sind hierzu Web-Formulare erstellt worden (siehe Oldenburg, Osnabrück), die es den am Orte Verantwortlichen ersparen, die doch sehr komplexe logische Struktur und Programmierung (sie sollen ja maschinenlesbar sein) zu erlernen.

Die einzusetzende Suchmaschine muss diese Metadaten nun erkennen und verarbeiten können.

Die letzte Anforderung an die einzusetzende Suchmaschine ist politisch: Die Nationen und hier die nationalen Fachgesellschaften wollen die Suchbarkeit der Dissertationen ihres Landes oder/und Faches selbst garantieren und auch qualitativ beeinflussen können. Das gesamte Suchmaschinensystem muss also aus einem Netz fachspezifischer und nationaler/regionaler Teilserver bestehen. Damit jede beteiligte Institution seine Teilmaschine selbst konfigurieren und den eigenen Wünschen anpassen kann, muss die entsprechende Software öffentlich zugänglich sein (offener und frei erhältlicher Quellcode).

Das Dissertationen-Suchmaschinen-System

Alle im vorigen Abschnitt genannten Anforderungen sind technisch von der an der Universität Corolado entwickelten Software HARVEST erfüllbar.

Harvest ist eine public domain-Software, d.h. sie ist frei zugänglich und für jeden erhältlich. Ein offener Quellcode und freie Schnittstellen, erlauben Konfigurationsmöglichkeiten und Anbindungen an jedes bestehende System. Neben der Anpassung an örtliche Gegebenheiten ist es damit auch für Weiterentwicklungen offen. Es gibt eine weltweite Community, die daran arbeitet und in Newsgroups Fragenstellungen behandelt. link

Funktionsweise
Mit ihren 2 Hauptbestandteilen dem Gatherer und dem Broker erlaubt Harvest eine Bündelung der fachspezifischen Informationen. Der Gatherer sammelt die Daten von den eingetragenen link-Adressen ein und extrahiert die relevanten Informationen. Diese werden dann in einen maschinenlesbaren internationalen Standard, das SOIF-Format (Summary Object Interchange Format) umgewandelt und gespeichert. Dieses Format erlaubt eine effektive Weiterverarbeitung und einen schnellen Datenaustauch bei einer Suchanfrage. Der Broker als Query-Manager übernimmt die eigentliche Indizierung der Daten. Er kann über ein WWW-Formular auf mehrere Gatherer und oder Broker zugreifen und die Suchanfrage gezielt bearbeiten. Standardmässig liefert die HARVEST- Software ein Programm für die Suchsprache (Glimpse) mit. Es können aber auch andere Programme zur Indexierung benutzt werden.

Vielfalt der lokal eingesetzten Technik

Bei Dissertationen gibt es ganz unterschiedliche Verzeichnisse/Nachweisqellen. An Fachbereichen, Instituten, Rechenzentren und Universitätsbibliothekn also den WWW-Servern der verschiedenen Institutionen der Universität werden die Daten abgelegt. Es werden unterschiedliche Betriebssysteme und Plattformen (Windows oder Unix) verwendet. Hinzu kommt eine große Vielfalt von Anwendungssoftware. Eine Vereinheitlichung wäre erstrebenswert, lässt sich aber in naher Zukunft nicht durchführen. Um dieser heterogenen Landschaft gerecht werden zu können, muss die Suchmaschine in der Lage sein, folgende Dinge zu erfüllen:

- Eine Vielzahl von Formaten müssen 'verarbeitbar' sein.
- Konfigurationsmöglichkeiten für unterschiedliche Systeme müssen geboten werden.
- Nachweissammlungen müssen laufend ergänzt werden können.
- Der fortschreitenden Softwareentwicklung muss Sorge getragen werden.

Für Suchmaschinensystem für Dissertationen heisst das:

Über die Eingabemaske des Brokers sollten die Fachbereichsserver, bzw. die Universitätsbibliotheken (UBs) und Die Deutsche Bibliothek (DDB) abgefragt werden können und auch bekannte links im Ausland mit einzubezogen werden. So ist eine Vernetzung nationaler Datenquellen/Projekte gewährleistet. Zur speziellen Suche ist auch eine Eingrenzung / Auswahl der Fächer wünschenwert. ('Fusion' als Schlagwort liefert bei einer Suche sonst Ergebnisse sowohl in der BWL als auch in der Physik.) Auch auf der fächerspezifischen Ebene muss aber die länderübergreifende, z. Zeit europaweite Suchmöglichkeit erhalten sein.

Der Broker kann sowohl der jetzigen Lage einer verteilten inhomogenen Speicherung wie auch einem eventuell späteren flächendeckenden Einsatz internationaler Standard (Zentralarchiv?) gerecht werden. Der schrittweisen Angleichung der Dissertationenarchive kann so immer Folge geleistet werden ohne abrupte Umstellung auf ein bestimmtes Softwareprogramm.

Da ein weiterer Ausbau der Retrievalmöglichkeiten von HARVEST im Rahmen des CARMEN5-Projektes als SFM in Global Info, eines Förderprogrammes des BMBF erfolgen wird, ist hier in den nächsten Jahren auch ein aktueller Stand der Technik berücksichtigt.

Rechtliche Fragen

Promotionsordnung
Zu Erlangung eines Doktorgrades ist das Anfertigen einer Dissertation erforderlich.

Die Promotionsordnungen schreiben eine Veröffentlichung der Dissertation vor (meist unter § 12 oder ff) Es gibt mehrere Möglichkeiten, zusätzlich zu den in Deutschland immer noch geforderten gedruckten Papierexemplaren an die Bibliothek (s. Absatz 2 des Paragraphen):

- Mikrofiches Stückzahl
- wesentliche Ergebnisse der Dissertation in Zeitschriften
- Pflichtexemplare Stückzahl
- Verlag mit Mindesauflage
- elektronisch.

Der letzte Punkt kann neu in bestehenden Promotionsordnungen eingefügt werden, um elektronische Dissertationen zu ermöglichen, wie dies in den USA z. T. bereits seit Jahren praktiziert wird. Es muss aber ein neues Genehmigungsverfahren der Ordnung eingeleitet werden. Dazu wende man sich an das Justiziariat der Universität.

Als Übergangslösung bietet sich ein Fachbereichsratsbeschluß ein, der die Abgabeformalitäten in Absprache mit der Bibliothek regelt. Es gibt auch die Möglichkeit einen Senatsbeschluß zu erwirken, der dann für alle Fakultäten bindend ist. Pragmatisch wurden an einigen Fachbereichen einfach die Ausführungsbestimmungen angepasst: einmal wird die Online Publikation auf Servern des Fachbereichs oder der Bibliothek als Publikation anerkannt und auf die Pflichtexemplare verzichtet (oder ihre Zahl verringert); zum anderen muss ein Workflow eingeführt werden, der die Regeln für das Einreichen und Weiterleiten der Online Dissertation regelt.

Die Musterpromotionsordnung liegt unter: http://www.ub.uni-duisburg.de/dissonline/promotionsordnung.html

Beispiele solcher pragmatischen Workflow-Regeln finden sich u.a. in Berlin, Duisburg, Hamburg, Oldenburg (siehe link und Text).

Internet und Verlag
Da eine Publikationspflicht bei Dissertationen besteht, sollte frühzeitig eine Entscheidung für EINE der in der Promotionsordnung vorgesehenen Möglichkeiten fallen. Wurde sich für die elektronische Dissertation entschieden, sind deren Verfahrenswege in Absprache mit der Bibliothek einzuhalten. Hier werden die Abgabeformate, die Anzahl der zusätzlichen gedruckten Belegexemplare sowie die vertragliche Grundlage festgelegt.
Musterverträge

Es gibt aber Möglichkeiten für die Kandidatin, zusätzlich/später im Verlag zu veröffentlichen als Teil des Urheberrechts. Die Erstveröffentlichung soll aber davon aber unberührt bleiben, d.h. die elektronische Version liegt bei der Bibliothek oder dem Fachbereich und darf nicht vom Server entfernt werden. Bei Vertragabschluss beim Verlag darf diese Tatsache nicht unterschlagen werden. Die Verlage lassen sich auf eine solche 'Zusatzveröffentlichung' ein (Beispiel). Sie haben einen wesentlich anderen Verbreitungsweg und Kundenkreis. Die Autorin überträgt dem Verlag die Verbreitung- und Verwertungsrechte für die papierene Version.

Bibliothek als Online-Verlag
Hierbei handelt es sich um eine VERLAGSVERÖFFENTLICHUNG mit entsprechendem Vertrag. Die Dissertation erhält hier ebenfalls ISBN-Nummer wie bei einer Verlagsveröffentlichung. Die Kandidatin wird an den Kosten beteiligt: Sie muss für die Erst-/ Mindestauflage zahlen, erhält aber einen Druckkostenzuschuß. Sie ist am Umsatz der verkauften Dissertatioen beteiligt, und erhält eine Kopierpauschale, wenn sie sich bei VG Wort anmeldet. Meist regelt der Verlag alle finanziellen Anforderungen.

Bibliotheken
Ihre Aufgaben sind: sammeln, erschliessen, archivieren von Schriftstücken/ Wissensgut als unentgeltliche öffentliche Dienstleistung.
Darunter fallen auch die Dissertationen. Es gehen immer Belegexemplare an die Bibliothek, unabhängig von der Veröffentlichungsart. Die Bibliotheken haben hier die drei o.g. Pflichten.

Auch bei elektronischen Dissertationen hat die Autorin das Urheberrecht. Das Vervielfältigungsrecht und Verbreitungsrecht für die elektronische Version erhält die Bibliothek, dafür legt sie die Formate fest, in denen sie die Dissertation annimmt. Es erfolgt eine Vorerschliessung durch Metadaten, die die Autorin einträgt. Der Volltext liegt einerseits bei der UB, später auch bei der DDB bzw. ventuell auch noch zusätzlich an einem Sondersammelgebiets-Standort. Die Autorin erklärt sich hiermit einverstanden und prüft die Lesbarkeit der (konvertierten) zur Zeit (!) der Publikationsbescheinigung auf dem Bibliothek-Server angebotenen Version ihrer Dissertation. Die Autorin haftet für den Inhalt ihrer Dissertation. und die Identität zur Examensarbeit, ist mit der Speicherung und Verbreitung ihrer personenbezogenen Daten (Lebenslauf) im Sinne des Datenschutzgesetzes einverstanden. Die Promotions-Urkunde erhät sie an den meisten Orten jedoch nur, wenn der Fachbereich, vertreten durch den Erstgutachter die Online Version eingesehen hat und seine Zustimmung gegeben hat.

Die Bibliothek darf die Dissertation in andere Formate kovertieren und auf unterschiedlichen Datentrager speichern, um eine längerfristige Lesbarkeit zu gewährleisten. Zu Lebzeiten ist hierzu die Zustimmung des Autors einzuholen.

Literatur zum Urheberrecht für die Nutzer


Musterverträge

Geschäftsgang bei elektronischen Dissertation


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letzte Änderung: 06.03.2000

© TP 2: Rechtliches und Retrieval, CvO Universität Oldenburg

K.Zimmermann, E.R.Hilf